Het heeft even geduurd voor de Grijze Man vat kreeg op Ilse. Zij is de secretaresse of beter, de persoonlijke assistent van minister Gatz. In die hoedanigheid moet Ilse soms gendarm zijn en dan kan ze streng kijken.
De Grijze Man heeft van kinds af aan geleerd voorzichtig te zijn met gendarmen. Maar meestal is Ilse hem welgezind. Ze kan schodderen van het lachen. De Grijze Man ook, in bepaalde omstandigheden toch. Zo komt het dat ze op enkele feestjes al veel plezier hebben gemaakt.

Daarom krijgt Ilse op secretaressedag van de Grijze Man deze blog in plaats van bloemen. Want Ilse is ook een beetje een assistent van de Grijze Man. Haar voornaamste taak is het beheer van de agenda van de minister. Dat was in het begin wel even wennen. Minister Gatz krijgt per week ongeveer 250 uitnodigingen.

Om tentoonstellingen te openen, concerten bij te wonen, eerste stenen te leggen, prijzen uit te reiken, beroemdheden te memoreren, gepensioneerden te fêteren, spektakels bij te wonen, debatten te voeren, congressen toe te spreken, verjaardagen te vieren, ridderorden op te spelden, achter de schermen te komen kijken, te lunchen, dineren of ontbijten,… je houdt het niet voor mogelijk voor welke karretjes men de minister van Cultuur, Jeugd, Media en Brussel allemaal wil spannen.

Deze week staat in Puurs bijvoorbeeld een toespraak bij een plechtige aspergesteek op de agenda. Vorig weekend reed de minister een rondje mee met fietsende fanfare De Zwaluw in Eernegem. Heel veel mensen deinzen er niet voor terug om zichzelf uit te nodigen op het kabinet van de minister, om in alle rust en zonder pottenkijkers een of andere kwestie te bespreken. Daarnaast heeft de minister wekelijks vaste vergaderingen waaraan hij zich moeilijk kan onttrekken: commissievergaderingen en plenaire vergaderingen in het Vlaams Parlement, ministerraden en allerlei overlegmeetings: met parlementsleden, kabinetsmedewerkers, ambtenaren, collega’s uit dezelfde of andere regeringen.

Ilse bekijkt al die uitnodigingen en bespreekt ze met de bevoegde adjunct-kabinetschefs en de kabinetschef. Uiteindelijk beslist de minister zelf op welke uitnodigingen hij ingaat. Aan Ilse de taak om alles in die agenda te proppen. En om alles te beredderen: wie moet een plaatsbezoek voorbereiden? Wie is de contactpersoon? Moet hij een toespraak houden? Hoe lang is hij onderweg? Moet er iemand hem vergezellen? Is er voorzien in iets om te eten?

De Grijze Man is een onderdeel van dat circuit. Als de minister geacht wordt een redevoering te houden of een woordje te zeggen, moet hij zijn pen bovenhalen. Ilse helpt hem aan informatie te komen, bij kabinetsraadgevers, bij de ambtenaren van het Departement CJSM of bij de organisatoren zelf. Zonder Ilse zou ook hij er niet in lukken zijn werk naar behoren te doen, of er althans bijtijds mee klaar te geraken.

Natuurlijk betekent Ilse veel meer voor de minister dan voor de Grijze Man. Ze beheert ook de privé agenda van de drukbezette bewindsman die ook nog een echtgenote, drie kinderen en veel vrienden heeft die af en toe aandacht krijgen. Ze zorgt ervoor dat hij ’s middags of ’s avonds iets te eten heeft. En vooral: ze is voortdurend zijn eerste probleemoplosser. Het is bijvoorbeeld niet de minister die zich verontschuldigt als hij omwille van dringende politieke redenen een maanden eerder gemaakte afspraak moet afzeggen. Dat doet Ilse. Niet graag, maar ze doet het.

Onlangs werd Ilse geïnterviewd. Door assistantplus.com, de website voor personal assistants en secretaressen. Het is een mooi interview geworden dat je binnenkort helemaal kunt lezen op de site http://www.assistantplus.com. Ilse omschrijft haar taak er treffend als een tafelpoot: ‘personal assistants’, zegt ze, ‘zijn de steun en toeverlaat van CEO’s, managers en ministers. Als zij naar de top klimmen door tafels op elkaar te stapelen, zijn wij de tafelpoot die hen rechthoudt.’ Bedankt, Ilse!